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Gestion de projet · Cas client
100 % de conformité sur 12 dossiers préfectoraux événementiel
12 manifestations annuelles, 12 préfectures, 18 motifs de retoquage récurrents. Quatre mois pour modéliser une méthode reproductible et la transmettre à l'équipe interne.
01 · Contexte
Un organisateur d'événementiel sportif de plein air monte 12 manifestations par an réunissant 3 000 à 25 000 personnes. Chaque événement requiert un dossier préfectoral complet (sécurité publique, secours, voirie, environnement). Délais réglementaires courts, exigences variables selon les préfectures.
02 · Problème
L'année précédente : 3 dossiers retoqués sur 12, 2 événements reportés in extremis, surcoûts de 80k€ et un risque réputationnel sérieux. L'équipe interne (2 personnes) est au taquet et n'arrive pas à structurer une méthode reproductible.
03 · Diagnostic
Audit des 12 dossiers de l'année précédente. Identification des 18 motifs de retoquage les plus fréquents. Cartographie des exigences par préfecture. Modélisation d'un dossier-type adaptable.
04 · Intervention
Mission 4 mois en pilotage projet. Modèle de dossier maître + checklist par préfecture. Montage des 12 dossiers de la saison suivante avec l'équipe interne. Rendez-vous préparatoires anticipés avec chaque préfecture. Transfert de la méthode + formation interne.
05 · Résultats
- 100 % des dossiers validés du premier coup
- −30 % de délais de montage
- Aucun report d'événement
- Méthode appropriée par l'équipe interne
On gérait nos dossiers en mode pompier. Aujourd'hui c'est devenu une mécanique, et c'est l'équipe interne qui pilote.
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